Wymagania normy ISO 9001 i jej certyfikacja

Jakość to jedna z nadrzędnych wartości każdego biznesu – bez wysokiej jakości produktów, obsługi klienta czy procesów koniecznych do działania firmy, powodzenie rynkowe nawet najbardziej kreatywnego projektu nie miałoby szans zaistnienia. Wiele firm i korporacji na całym świecie zdaje sobie sprawę z tego, że jedynie systemowe zarządzanie jakością na wszystkich płaszczyznach działalności ma szansę powodzenia. Ich stosunek nie wywodzi się jednak znikąd – opracowana przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną ISO 9001 jest normą, która przedstawia najlepsze praktyki prowadzące do kompleksowego zarządzania jakością w firmie. Jakie są jej wymagania i w jaki sposób wprowadzić je w życie firmy sposób jak najmniej inwazyjny?

Podstawowe założenia ISO 9001

Standardy dotyczące zarządzania jakością w firmach istnieją w formie norm ISO już od ponad 25 lat, przy czym najnowsza aktualizacja wymagań ISO 9001 przyszła w 2015 roku. Zmiany kładą nacisk przede wszystkim na umożliwienie certyfikacji dla nawet najmniejszych firm, przedstawiając jeszcze bardziej uogólnione wytyczne i skupiając się na aspektach, które mogą być zaaplikowane właściwie wszędzie. Ujmując normę w sposób jak najbardziej ogólny, celem jej wdrażania jest zapewnienie organizacji systemowego podejścia do zarządzania jakością i podejmowania działań w celu osiągnięcia jak najwyższych standardów w każdym obszarze działalności firmy.

Wymagania normy ISO 9001

Jednym z podstawowych elementów zarządzania jakością wyróżnionym przez normę ISO 9001 jest rola najwyższego szczebla managerskiego firmy w dążeniu do ciągłego doskonalenia procesów i zarządzania ryzykiem utraty jakości. Do tej pory zdarzało się, że to właśnie szefostwo przyjmowało wobec zmian pozycję bierną, zrzucając obowiązek monitorowania i udoskonalania procesów pracownikom, którzy na bieżąco sprawują nad nimi kontrolę. Dziś jednak managerowie biorą czynny udział w określaniu strategii i celów prowadzących do zwiększenia jakości działań firmy, aktywnym monitorowaniu postępów i podejmowaniu kluczowych decyzji odnośnie wprowadzanych zmian.

Kolejną istotną cechą najnowszej wersji ISO 9001 jest wymóg dotyczący identyfikacji i kontrolowania ryzyka mogącego negatywnie wpłynąć na jakość działań firmy. Konieczne okazuje się tu wyróżnienie „zainteresowanych stron” firmy, a więc wszystkich którzy mają jakikolwiek udział w jej ostatecznym działaniu i sukcesie. Analiza osób pracujących na poszczególnych stanowiskach produkcyjnych czy sprzedażowych, ale także wszystkich dostawców czy udziałowców pozwoli na wyeliminowanie ryzyka tam, gdzie najczęściej pozostaje ono niezauważone – w wadliwych materiałach i źle zaplanowanych zasobach. Norma ISO 9001 skupia się na eliminacji ryzyka poprzez rozpatrywanie zagrożeń w każdym możliwym aspekcie działalności firmy i podejmowanie aktywnych działań w celu ich niwelowania, między innymi poprzez szkolenia dla pracowników czy monitoring łańcucha dostaw.

Na koniec warto wspomnieć też o konieczności prowadzenia solidnej, rzetelnej dokumentacji wszystkich procesów działania firmy, w tym także procesu wdrażania samej normy ISO 9001. Dokumentacja może wydawać się najbardziej uciążliwym elementem wprowadzania systemu w życie, jednak w rezultacie staje się niezwykle przydatnym punktem wyjściowym dla firmy, pozwalającym zachować kontrolę nad procesami, standardami i celami oraz weryfikację faktycznych procesów z założeniami poczynionymi podczas określania strategii działania. Dokumentacja nie jest bowiem wyłącznie dowodem dla audytora – jest podstawą pracy osób zarządzających jakością na poziomie firmy.

Certyfikacja ISO 9001 – dlaczego warto się o nią starać?

Wdrożenie systemu zarządzania jakością opartego o normę ISO 9001 niesie za sobą wiele korzyści dla firmy, która zdecyduje się udoskonalić swoje działania i podjąć systemowe podejście do kwestii jakości. Ci, którzy będą w stanie spełnić wszystkie założenia normy i udowodnić swoje założenia w praktyce będą mogli pochwalić się niezwykle cenionym w każdej branży certyfikatem, który bardzo często otwiera drzwi do szerszego rynku krajowego, a nawet międzynarodowego.

Do certyfikacji warto podejść jednak nie tylko ze względu na fakt, że formalny certyfikat będzie dobrze wpływał na wizerunek firmy. Wprowadzenie systemowego podejścia do zarządzania jakością sprawia, że firma zyskuje maksymalną kontrolę nad prowadzonymi przez siebie działaniami i produktami, dzięki czemu ma pełną świadomość obszarów działających sprawnie i tych wymagających poprawy. Znajomość obszarów ryzyka i umiejętne zapanowanie nad nimi to klucz do sukcesu, możliwy do osiągnięcia właśnie dzięki ISO 9001.

Artykuł powstał dzięki współpracy z ins2outs