Kto rozlicza czas pracy kierowców?

Czas pracy większości pracowników jest regulowany przez Dział IV polskiego Kodeksu Pracy. Jednak kierowców dotyczą regulacje szczególne zawarte w ustawie z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. 

Unormowanie tych zagadnień w osobnym akcie wynika z zauważenia przez prawodawcę, jak ważnym dla bezpieczeństwa wszystkich użytkowników dróg jest prawidłowy wypoczynek kierowców zawodowych.

Z tego samego powodu czas ich pracy musi być skrupulatnie rozliczany. Jak jednak nie pogubić się w tych skomplikowanych zasadach i kto ponosi odpowiedzialność za ich poprawne zastosowanie?

Podstawowe zasady rozliczania czasu pracy kierowców

Zgodnie z art. 6 wspomnianej ustawy szczególnej, czas pracy kierowców to okres od rozpoczęcia do zakończenia pracy, który obejmuje wszelkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego. Oto, jakie konkretnie czynności się do niego wliczają:

• Prowadzenie pojazdu;
• Załadowywanie i rozładowywanie pojazdu lub nadzór nad tymi czynnościami;
• Kontrola oraz pomoc dla osób wsiadających i wysiadających;
• Czynności spedycyjne oraz obsługa codzienna pojazdów i przyczep; 
• Prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy; 
• Niezbędne formalności administracyjne; 
• Utrzymywanie pojazdu w czystości;
• Oczekiwanie na załadunek lub wyładunek, których przewidywany czas trwania nie jest możliwy do oszacowania przed wyjazdem;
• Korzystanie z 30-minutowej przerwy, która należy się kierowcy po wykonaniu przynajmniej sześciu godzin pracy w ciągu dnia.

Czego natomiast nie zalicza się do czasu pracy kierowcy? Nieusprawiedliwionych postojów, których dokonał kierowca podczas jazdy np. w celu załatwienia spraw prywatnych oraz czasu dyżuru, jeżeli podczas niego kierowca nie wykonywał żadnej pracy.

Generalna zasada stanowiona przez ustawę o czasie pracy kierowców wskazuje, że nie może on przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym czterech miesięcy. Możliwe jest jednak ustalenie z kierowcą równoważnego czasu pracy, który skutkuje opcją przedłużenia wymiaru czasu pracy do 12 godzin na dobę.

Godziny, o jakie jest wydłużony dobowy wymiar w danym dniu, powinny być równoważone (stąd nazwa) skróconym czasem pracy w innym dniu lub przyznaniem dnia wolnego przed końcem okresu rozliczeniowego.

Pracodawca zobowiązany jest określić rozkład czasu pracy kierowcy zajmującego się przewozem osób co najmniej na dwa tygodnie naprzód. Jeżeli przewóz wykonywany jest w systemie równoważnego czasu pracy, rozkład powinien obejmować co najmniej miesiąc.

Rozliczanie czasu pracy kierowców – kto powinien zająć się tym zadaniem?

Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców, jego ewidencję powinien prowadzić zatrudniający kierowców pracodawca. Ewidencja ta może mieć formę zapisów z wykresówki, plików ściągniętych z kart kierowców i tachografu cyfrowego, wydruków z danych z karty kierowcy i tachografu lub innego rodzaju wiarygodnych dokumentów. Ważne jest, by pamiętać o wymogu przechowywania jej przez minimum trzy lata.

Oczywiście pracodawca może, a w większych przedsiębiorstwach nawet powierzyć to zadanie wykwalifikowanym i doświadczonym pracownikom, którzy bez trudu poruszają się w gąszczu przepisów prawnych. Na takim stanowisku sprawdzi się osoba o wykształceniu związanym z prawem lub logistyką albo taka, która ukończyła profesjonalny kurs rozliczania czasu pracy kierowców. 

Jak się w tym nie pogubić? Narzędzia do monitorowania czasu jazdy

Nawet jeśli zatrudniasz wielu kierowców, nie możesz pozwolić sobie na pomyłki w monitorowaniu ich czasu pracy. W dzisiejszym skomputeryzowanym świecie najlepiej skorzystać z prostych w obsłudze aplikacji na telefon komórkowy. 

Dużą konkurencyjnością wyróżnia się na przykład aplikacja TACHO-TIR na urządzenia z Androidem, która archiwizuje dane pobierane z karty kierowcy. Może ona wysyłać pliki na wybrany adres email pracodawcy a dla oszczędności danych mobilnych robi to dopiero po połączeniu się z darmową siecią Wi-Fi.

Rozwijając swój biznes, warto także uczyć się od specjalistów w prowadzeniu administracyjnego zaplecza firmy przewozowej. Dobrym pomysłem może okazać się zainwestowanie we wspomniany kurs rozliczania czasu pracy kierowców dla swoich pracowników. Tego typu szkolenie może pomóc Twojej firmie w przejściu z metod manualnych na korzystanie z bardziej wydajnych narzędzi komputerowych.