Jakie pytania są podstawą przeprowadzenia audytu ISO 9001?

Przedsiębiorstwa decydują się na przeprowadzenie audytu w celu potwierdzenia zgodności funkcjonowania z aktualnymi wymaganiami.

System Zarządzania Jakością ISO 9001 jest narzędziem pozwalającym na dostosowanie się do rozwijającego się rynku oraz coraz to nowych trendów z nim związanych. Korzystają z niego przedsiębiorstwa zarówno z sektora produkcji, jak i szeroko pojętych usług. 

We współczesnym świecie gospodarka ulega ciągłym zmianom, podobnie jak świadomość konsumencka. Oznacza to, że właściciele mniejszych i większych firm zmuszeni są do podejmowania racjonalnych decyzji oraz ulepszania swoich produktów i usług. Międzynarodowy standard ISO 9001 wspomaga te procesy oraz stale kontroluje ich jakość. 

Kto i kiedy przeprowadza audyt zgodności z normą ISO 9001?

Audyt z założenia jest obiektywnym sprawdzeniem zgodności funkcjonowania danego czynnika, procesu, działania z uregulowanymi wymaganiami. Osoba, która go przeprowadza, powinna być zatem bezstronna, z neutralnym podejściem. Tylko w ten sposób audyt może przynieść wymierne korzyści i przedstawić wyniki zgodne ze stanem rzeczywistym, nieprzekłamanym.

Audyt ISO 9001 ma za zadanie ocenić sytuację w danym przedsiębiorstwie pod kątem:

• zaspokajania potrzeb firmy oraz klientów, 
• osiągania założonych wyników i zysków, 
• efektywności prowadzonych działań, 
• rozwoju możliwości oraz stawiania ambitnych celów
• zaangażowania pracowników
• obsługi klienta.

Zaleca się przeprowadzać go regularnie w celu uzyskania najbardziej rzetelnych i aktualnych wyników. Audytor ISO 9001 powinien ocenić, czy stan wytwarzanych wyrobów lub udzielanych usług jest zgodny z potrzebami klienta oraz uniwersalnymi, regulowanymi na poziomie międzynarodowym zasadami. 

Odpowiedni moment na audyt pojawia się wtedy, gdy ustalone cele nie osiągają zakładanych zysków lub efektów. Wykrycie ewentualnych nieprawidłowości przez nieuprzedzone oko oraz wprowadzenie w związku z nimi usprawnionych działań może wyprowadzić przedsiębiorstwo na dobre tory i zwiększyć szanse na sukces.

Ważne jest również, aby osoba przeprowadzająca audyt była niezależna w stosunku do ocenianej placówki czy też instytucji. Z niezależnością łączy się bowiem obiektywizm, tak istotny w kwestii uzyskania szczerych i autentycznych wyników. 

Audyt wewnętrzny jest istotnym elementem rozwoju oraz poprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Pozwala na konstruktywną ocenę sposobu zarządzania jakością, zgromadzenie oraz przeanalizowanie informacji, a w ostatecznym stadium – wprowadzenie w życie zoptymalizowanych działań w celu udoskonalenia zastałego stanu. Przeprowadzany regularnie, umacnia pracowników w przeświadczeniu o tym, jak ważne jest systematyczne i rzetelne przestrzeganie norm, zasad i standardów.

Jakie pytania mogą stanowić podstawę dla kontroli?

Norma ISO 9001 reguluje wymagania wdrażane przez firmy i wszelkiego rodzaju instytucje na poziomie międzynarodowym. Jeśli przedsiębiorca, analizując rozwój swojej działalności, zadaje sobie poniższe pytania, powinien rozważyć przeprowadzenie audytu.

1. Czy moja organizacja jest zorientowana na klienta?
2. Czy kadra kierownicza nadaje odpowiedni kierunek rozwoju?
3. Czy moi pracownicy są zaangażowani w proces udoskonalenia przedsiębiorstwa?
4. Czy zarządzanie jakością przebiega w sposób procesowy?
5. Czy decyzje podejmowane są w sposób racjonalny i analityczny, czy może intuicyjny?
6. Czy moja organizacja wspiera innowacyjność czy raczej ją blokuje?

To tylko niektóre z możliwych pytań, wskazujących na potrzebę przeprowadzenia audytu ISO 9001. Nie istnieje jednak ustandaryzowana lista, która miałaby wskazywać na konieczność takiego działania. Decyzję tę powinno się podjąć w oparciu o dostępne dane, zebraną dokumentację oraz analizę wewnętrznych procesów. Jeśli wszystko zawiedzie – wtedy audyt staje się najbardziej efektywnym rozwiązaniem zaistniałych problemów. 

Powinno się go przeprowadzać nie tylko w momencie kryzysu, ale i w czasie dobrego prosperowania organizacji. Może wtedy wskazać potencjalne sposoby na udoskonalenie lub kontynuowanie dobrej passy. 

Co można zrobić, aby się lepiej przygotować do audytu ISO 9001?

Po pierwsze, nie powinno się uznawać audytu ISO 9001 za kontrolę negatywnego działania przedsiębiorstwa. Ewentualne nieprawidłowości, które zostaną wykryte nie stanowią podstawy dla ukaranie zakładu czy też jego pracowników. Ma on wspomóc operatywność oraz potencjał działalności i w ten właśnie sposób powinien być postrzegany.

Po drugie, aby audyt przebiegł sprawnie i bezproblemowo, zalecane jest wcześniejsze skompilowanie dokumentacji, którą audytor może sobie zażyczyć przeanalizować. Mogą to być między innymi:

• wykazy stanowisk pracy, 
• kopie wynagrodzeń pracowników oraz kierownictwa, 
• rejestr wypadków przy pracy, 
• regulamin pracy,
• schematy procesów produkcyjnych. 

Audytor standardu ISO 9001 uwidacznia potencjalne uchybienia, wskazuje źródło nieścisłości i pozwala na wdrożenie efektywnych procesów wspierających rozwój działalności.